Макухина С.В.

Херсонский государственный аграрный университет

Особенности написания деловых писем на немецком языке

В последнее время в условиях формирования рыночной экономики особое внимание уделяется внешнеэкономической сфере деятельности. В странах с развитой конкурентной экономикой конкуренция между предприятиями, организациями, фирмами и т. п. переносится и на сферу деловой корреспонденции. Одним из главных условий установления контакта с зарубежным партнером является умение вести соответствующую деловую переписку.

Необходимо отметить, что при написании делового письма следует руководствоваться определенными стандартами. Но эти стандарты непрерывно меняются, они разные в разных странах, они всякий раз другие от фирмы к фирме, от темы к теме. Можно сказать, что им следуют только очень крупные государственные учреждения или очень крупные фирмы. А каждая маленькая фирма может сформировать свой собственный «стандарт»: свой стиль, свою манеру писать, свое оформление письма.

Но есть все-таки некая внутренняя и внешняя форма, которая объединяет все деловые письма. Прежде – внешняя форма. Она начинается с бланка письма. Каждое письмо должно иметь свою шапку (Kopf). Главный элемент шапки – это адрес отправителя и адрес получателя. Под адресом получателя обязательно пишется дата и место написания письма.

Построение письма должно быть как можно более простым, прозрачным и логически связным. Тезисы, факты, мысли, позиции должны вытекать одни из других линейным образом, без кружений и возвратов. Первая и последняя фразы делового письма имеют важное значение. Уже с первого предложения следует привлечь внимание адресата. Путем искусного привлечения внимания партнера мы должны пробудить его интерес – интерес к тому делу, о котором пишем.

Итак, письмо обычно состоит из трех частей: вступление, основное содержание и заключительная часть. Однако в любом случае в первом абзаце формулируется вступительный комплимент. Так, если вы пишете первое письмо по данном делу, то оно обязательно должно содержать благодарность: за внимание к письму, за внимание к просьбе, предложению, т.е. вообще за то, что письмо прочитано. Обычная формульная концовка, которую можно по-разному варьировать: «Заранее благодарные за любезное внимание к нашему письму, остаемся, с дружеским приветом, Ваш...» („Im voraus dankend für Ihre liebe Aufmerksamkeit für unser Schreiben, verbleiben wir, mit freundlichen Grüssen, Ihr...“). Впрочем, это только одна из возможностей концовки, смысл которой всегда должен быть неизменен – еще одно подтверждение дружелюбия, которым проникнуто все письмо. При ответе на письмо следует начинать с благодарности за присланное письмо, сообщение, телефонный звонок и т.п., точно указывая дату полученного сообщения: «Благодарю Вас за Ваше любезное (дружеское, теплое) подробное (если письмо было длинным) от (дата)». И сразу же напоминание, о чем говорилось в том письме. Это необходимо, чтобы не заставлять вашего корреспондента вспоминать или искать среди бумаг предмет общения.

Деловые письма должны быть максимально сжатыми, не должны содержать никакой непроверенной информации. Основная часть делового письма отличается краткостью, доступностью и однозначностью в понимании текста. При подготовке текста лучше использовать письменные штампы, которые помогают пониманию текста, его унификации и в некотором смысле говорят о выходе отправителя письма на соответствующий уровень международного общения. При всем при этом: нужно хорошо владеть письменным немецким языком, основательно готовиться к письму. Надо составлять план письма, как план сочинения в школе, далее работать на стилем и содержанием готового письма и т.п. Это в известном смысле писательское занятие и требует особого внимания.

Важным является то, что письмо следует писать с позиции вашего корреспондента. На проблему нужно смотреть с точки зрения человека, которому пишите, осмыслить его стремления, обозначить его интересы и проблемы. Чтобы письмо выглядело более эффективно, следует смотреть на вещи не только своими глазами, но и глазами другого человека, поэтому писать нужно с позиции „Sie“, а не „wir“ или „ich“. Необходимо употреблять слова, которые обозначают действие и делают письмо более живым и энергичным. Поэтому следует избегать образования оборотов с существительными, если речь идет о какой-либо деятельности. Например:

некорректно	корректно
zum Versand bringen in Erwägung ziehen Erkundigungen einziehen in Rechnung stellen	versenden erwägen erkundigen berechnen

Таким образом, мы можем выделить несколько «золотых» правил для написания письма:

1. Коротко озаглавьте письмо.

2. Спланируйте о чем вы собираетесь писать.

3. Используйте короткие фразы.

4. Оформляйте каждую отдельную мысль в отдельный абзац.

5. Используйте короткие, понятные для всех слова и выражения.

6. Помните о своем корреспонденте, чтобы он смог понять, что вы от него хотите.